Acceptable Use Policy

The rules for acceptable and prohibited use of the Balt service, and prohibited data.

Version 1.0, in force since August 4, 2026 · Version history

This English version is provided for convenience only. The Agreement is drafted in French and, in the event of any discrepancy, the French version prevails.

This Acceptable Use Policy forms an integral part of, and is incorporated by reference into, the Balt General Terms of Service. Capitalized terms not defined here have the meanings given in the Definitions.

A breach of this Policy constitutes a material breach of the Agreement and may result in immediate suspension of the Service under Section 10.2 of the General Terms.

1. Prohibited Uses

Customer and its Authorized Users shall not use the Service to:

(a) violate applicable law, including export-control and international sanctions rules (European Union regulations, regimes administered by the U.S. Office of Foreign Assets Control), electronic direct marketing rules (article L. 34-5 of the French Postal and Electronic Communications Code and the GDPR), data protection law, or the provisions penalizing unauthorized access to automated data processing systems (articles 323-1 et seq. of the French Criminal Code);
(b) infringe or misappropriate any intellectual property right, image right, privacy right, or other right of any third party;
(c) carry out discriminatory practices prohibited in recruitment or employment, in particular those referred to in article L. 1132-1 of the French Labour Code and articles 225-1 et seq. of the French Criminal Code, nor use Outputs to select candidates on a prohibited ground;
(d) transmit malware, viruses, or ransomware, perform denial-of-service attacks, carry out unauthorized bulk extraction, or conduct unauthorized penetration testing;
(e) generate, transmit, or facilitate unsolicited communications, phishing attempts, or any deceptive or fraudulent communication;
(f) generate or distribute content that is defamatory, abusive, harassing, threatening, hateful, or obscene, or that endangers minors;
(g) circumvent rate limits, usage restrictions, security measures, or access controls of the Service;
(h) access or use the Service to build a competing product, or to benchmark it for the purpose of publishing public comparative claims;
(i) use the Service if Customer or any Authorized User is located in, ordinarily resident in, or organized under the laws of a country or territory subject to comprehensive sanctions, or is listed on a denied-party list, including the OFAC Specially Designated Nationals list or European Union asset-freeze lists;
(j) impersonate any person or entity, or conceal or misrepresent the identity, affiliation, authority, or true origin of any communication, including by presenting a message generated by the Service as coming from a person who did not approve it;
(k) use the Service in any high-risk context where failure or misuse could reasonably result in death, personal injury, or severe property, environmental, financial, regulatory, or reputational harm.

2. Meeting Recording and Transcription

The Service allows Balt to join an online meeting in order to record and transcribe it. This feature places specific obligations on Customer, which Customer undertakes to comply with.

(a) Customer informs all participants in advance of the presence of the bot, of the recording and transcription, and of their purposes and retention period;
(b) Customer obtains the required consents and allows any participant to object to the recording without adverse consequence;
(c) Customer refrains from recording exchanges of a private nature within the meaning of article 226-1 of the French Criminal Code, or any meeting whose recording would be unlawful in a participant's jurisdiction;
(d) Customer ensures that the recording and transcription rest on an appropriate legal basis and that data subjects are informed of their rights.

Triggering a recording is a High-Risk Action within the meaning of Section 3.3 of the Product Terms: it always requires explicit human approval and can never be pre-authorized. Customer remains solely responsible for the lawfulness of recordings made from its account.

3. Prohibited Data Categories

The Service is not designed, certified, or intended to process Regulated Data. Customer shall not submit to the Service:

(a) health data, including data subject to sector-specific health regulation, and data requiring certified health-data hosting;
(b) payment card data subject to PCI DSS, and full bank account details;
(c) special categories of personal data within the meaning of Article 9 GDPR, namely data revealing racial or ethnic origin, political opinions, religious or philosophical beliefs, trade union membership, genetic or biometric data for the purpose of uniquely identifying a person, health data, and data concerning sex life or sexual orientation;
(d) data relating to criminal convictions and offences within the meaning of Article 10 GDPR, including criminal record extracts;
(e) data relating to persons under fifteen (15) years of age, the age of digital consent in France under article 7-1 of French law no. 78-17 of January 6, 1978;
(f) data subject to export-control restrictions or to a classification regime;
(g) any other data subject to sector-specific legal requirements imposing safeguards not expressly provided for in the Agreement or the DPA.

Customer assumes full regulatory exposure arising from a breach of this Section 3, including penalties, claims, and remediation costs. If Customer requires the Service to process Regulated Data, the Parties must first execute a separate written addendum before any such data is submitted. Provider may suspend or terminate the Service immediately, without cure period, upon discovery of Regulated Data.

This prohibition is neither intended nor construed to prevent Customer from processing data required for a recruitment process where legally required, such as disabled-worker status information, provided such processing takes place outside the Service.

4. Investigation and Enforcement

Provider may, but is not obligated to, investigate suspected violations of this Acceptable Use Policy, remove content, or suspend access in accordance with Section 10 of the General Terms. Action taken by Provider under this Section gives rise to no claim by Customer.

Customer shall promptly report to Provider, at legal@cobalt-ia.com, any breach of this Policy of which it becomes aware, including breaches committed by one of its Authorized Users.

The other documents of the agreement

Definitions : The defined terms used across the Balt contractual documents.
General Terms : The core contractual terms governing access to and use of the Balt service.
Product Terms : Service description, AI functionality, autonomous actions, connected platforms and security.
Usage Terms : How Credits, allocations, top-ups and accounts work.
License Terms : The license granted to use the Balt service, and its restrictions.
Privacy Policy : The data the Service processes, who else sees it, how long it is kept and how it is deleted.
Data Processing Agreement : The Article 28 GDPR agreement, Standard Contractual Clauses included, counter-signed on request.
Legal Notice : The website publisher, its publication director and its hosting providers.

To report abuse or ask a question, contact us at: legal@cobalt-ia.com

Version française, la version qui fait foi

Conditions d'Utilisation Acceptable

Les règles d'usage autorisé et interdit du service Balt, et les données proscrites.

Version 1.0, en vigueur depuis le 4 août 2026 · Historique des versions

Les présentes Conditions d'Utilisation Acceptable font partie intégrante des Conditions Générales de Service Balt et y sont incorporées par référence. Les termes commençant par une majuscule non définis ici ont le sens qui leur est donné dans les Définitions.

Un manquement aux présentes constitue un manquement substantiel au Contrat et peut entraîner une suspension immédiate du Service dans les conditions de l'article 10.2 des Conditions Générales.

1. Usages interdits

Le Client et ses Utilisateurs Autorisés s'interdisent d'utiliser le Service pour :

(a) violer la loi applicable, notamment la réglementation en matière de contrôle des exportations et de sanctions internationales (règlements de l'Union européenne, régimes administrés par l'Office of Foreign Assets Control américain), la réglementation relative à la prospection électronique (article L. 34-5 du Code des postes et des communications électroniques et RGPD), la réglementation sur la protection des données, ou les dispositions réprimant l'accès frauduleux à un système de traitement automatisé de données (articles 323-1 et suivants du Code pénal) ;
(b) porter atteinte à un droit de propriété intellectuelle, à un droit à l'image, au droit au respect de la vie privée ou à tout autre droit d'un tiers, ou se les approprier indûment ;
(c) mettre en œuvre des pratiques discriminatoires prohibées dans le cadre d'un recrutement ou d'une relation de travail, notamment celles visées aux articles L. 1132-1 du Code du travail et 225-1 et suivants du Code pénal, ni utiliser les Résultats pour opérer une sélection fondée sur un critère prohibé ;
(d) transmettre des logiciels malveillants, virus ou rançongiciels, mener des attaques par déni de service, procéder à de l'extraction massive non autorisée ou à des tests d'intrusion non autorisés ;
(e) produire, transmettre ou faciliter des communications non sollicitées, des tentatives d'hameçonnage ou toute communication trompeuse ou frauduleuse ;
(f) produire ou diffuser des contenus diffamatoires, injurieux, harcelants, menaçants, haineux ou obscènes, ou qui exposent des mineurs à un danger ;
(g) contourner les limites de débit, les restrictions d'usage, les mesures de sécurité ou les contrôles d'accès du Service ;
(h) accéder au Service ou l'utiliser en vue de développer un produit concurrent, ou pour réaliser des comparatifs destinés à la publication de déclarations comparatives publiques ;
(i) utiliser le Service si le Client ou l'un de ses Utilisateurs Autorisés est situé dans un pays ou territoire faisant l'objet de sanctions globales, y réside habituellement ou y est constitué, ou figure sur une liste de personnes désignées, notamment la liste des Specially Designated Nationals de l'OFAC ou les listes de gel des avoirs de l'Union européenne ;
(j) usurper l'identité d'une personne ou d'une entité, ou dissimuler ou travestir l'identité, l'affiliation, la qualité ou l'origine réelle d'une communication, notamment en présentant un message produit par le Service comme émanant d'une personne qui ne l'a pas validé ;
(k) utiliser le Service dans un contexte à risque élevé où une défaillance ou un mauvais usage pourrait raisonnablement causer un décès, une atteinte à l'intégrité physique, ou un dommage grave d'ordre matériel, environnemental, financier, réglementaire ou réputationnel.

2. Enregistrement et transcription des réunions

Le Service permet de faire rejoindre à Balt une réunion en ligne afin de l'enregistrer et de la transcrire. Cette fonctionnalité fait peser sur le Client des obligations propres, qu'il s'engage à respecter.

(a) Le Client informe préalablement l'ensemble des participants de la présence du bot, de l'enregistrement et de la transcription, ainsi que de leurs finalités et de la durée de conservation ;
(b) le Client recueille les consentements requis et permet à tout participant de s'opposer à l'enregistrement sans conséquence défavorable ;
(c) le Client s'abstient d'enregistrer des échanges présentant un caractère privé au sens de l'article 226-1 du Code pénal, ou toute réunion dont l'enregistrement serait illicite dans la juridiction d'un participant ;
(d) le Client s'assure que l'enregistrement et la transcription reposent sur une base légale appropriée et que les personnes concernées sont informées de leurs droits.

Le déclenchement de l'enregistrement constitue une Action à Haut Risque au sens de l'article 3.3 des Conditions Produit : il requiert toujours une validation humaine explicite et ne peut jamais être pré-autorisé. Le Client demeure seul responsable de la licéité des enregistrements réalisés depuis son compte.

3. Catégories de données proscrites

Le Service n'est ni conçu, ni certifié, ni destiné à traiter des Données Réglementées. Le Client s'interdit de transmettre au Service :

(a) des données concernant la santé, y compris les données relevant d'une réglementation sectorielle de santé, ainsi que les données nécessitant un hébergement de données de santé agréé ;
(b) des données de carte de paiement soumises à la norme PCI DSS, ainsi que des coordonnées bancaires complètes ;
(c) les catégories particulières de données à caractère personnel au sens de l'article 9 du RGPD, à savoir les données révélant l'origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques, l'appartenance syndicale, les données génétiques ou biométriques aux fins d'identifier une personne, les données de santé et les données relatives à la vie sexuelle ou à l'orientation sexuelle ;
(d) les données relatives aux condamnations pénales et aux infractions au sens de l'article 10 du RGPD, y compris les extraits de casier judiciaire ;
(e) les données relatives à des personnes de moins de quinze (15) ans, âge du consentement numérique en France au sens de l'article 7-1 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 ;
(f) les données soumises à des restrictions de contrôle des exportations ou à un régime de classification ;
(g) toute autre donnée soumise à des exigences légales sectorielles imposant des garanties non expressément prévues par le Contrat ou le DPA.

Le Client assume l'intégralité de l'exposition réglementaire résultant d'un manquement au présent article 3, y compris les sanctions, réclamations et coûts de remédiation. Si le Client a besoin que le Service traite des Données Réglementées, les Parties doivent conclure au préalable un avenant écrit distinct avant toute transmission de telles données. Le Prestataire peut suspendre ou résilier le Service immédiatement, sans délai de régularisation, dès la découverte de Données Réglementées.

Cette interdiction n'a ni pour objet ni pour effet d'empêcher le Client de traiter les données nécessaires à un recrutement lorsqu'il y est légalement tenu, notamment les informations relatives à la reconnaissance de la qualité de travailleur handicapé, dès lors que ce traitement est réalisé en dehors du Service.

4. Enquête et mesures

Le Prestataire peut, sans y être tenu, investiguer tout manquement présumé aux présentes Conditions d'Utilisation Acceptable, retirer un contenu ou suspendre l'accès conformément à l'article 10 des Conditions Générales. Les mesures prises par le Prestataire au titre du présent article n'ouvrent droit à aucune réclamation du Client.

Le Client signale sans délai au Prestataire, à l'adresse legal@cobalt-ia.com, tout manquement aux présentes dont il aurait connaissance, y compris commis par l'un de ses Utilisateurs Autorisés.